bKV einführen: Voraussetzungen, Ablauf und Zeitplan in 7 Schritten

Voraussetzungen: Ab wie vielen Mitarbeitern ist eine bKV möglich?

Eine betriebliche Krankenversicherung (bKV) ist eine private Zusatzversicherung, die der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer für seine Beschäftigten abschließt. Ein Gesetz schreibt keine Mindestgröße vor, die Grenze setzt jeder Versicherer selbst. Die Spanne bei den Budgettarifen reicht von drei bis zehn Beschäftigten, und bei einigen Anbietern hängt sie zusätzlich von der gewählten Budgetstufe ab.

Auch kleine Unternehmen kommen also in Frage. Mit drei bis vier Beschäftigten ist die Auswahl allerdings klein, ab fünf öffnet sich der größere Teil des Marktes, ab zehn stehen alle hier aufgeführten Budgettarife offen. Die Gothaer MediGroup FlexSelect ist seit 01.03.2026 für Neugeschäft geschlossen; die Budgettarife der Barmenia bleiben laut BarmeniaGothaer verkaufsoffen.

Finanzierung und Gesundheitsprüfung: Was arbeitgeberfinanziert bedeutet.

Bei der arbeitgeberfinanzierten bKV zahlt das Unternehmen den gesamten Beitrag direkt an den Versicherer. Das ist der Normalfall: Der PKV-Verband zählt rund 60.000 Unternehmen, die Ende 2025 eine vollständig arbeitgeberfinanzierte bKV angeboten haben, und nur diese Variante geht in seine Statistik ein. Nach einer Civey-Umfrage im Auftrag des Verbands vom Januar 2026 würden 68,3 Prozent der Beschäftigten eine bKV vom Arbeitgeber begrüßen.

Weil ganze Belegschaften versichert werden, verzichten die Versicherer in der arbeitgeberfinanzierten bKV in der Regel auf eine Gesundheitsprüfung und auf Wartezeiten. Allianz, Barmenia, Hallesche, Signal Iduna und DKV schreiben das ausdrücklich. Der Verzicht hat aber Bedingungen: Die SDK nennt einen einheitlichen Versicherungsumfang, einen einheitlichen Versicherungsbeginn und eine Mindestanzahl an Absicherungen. Wer nur einzelne Personen versichern will, verliert diesen Vorteil.

Eine bKV per Gehaltsumwandlung ist steuerlich nicht abgesichert, die Sozialversicherungsträger sehen dann regelmäßig keine Zusätzlichkeit. Plane die Finanzierung deshalb zusätzlich zum Gehalt; mehr dazu im Abschnitt zur Steuer weiter unten.

bKV einführen in 7 Schritten: Ablauf und realistischer Zeitplan.

Die Reihenfolge folgt dem, was Versicherer selbst als Ablauf beschreiben: Bedarf und Unternehmensdaten klären, Beginn, Tarif und Gruppen festlegen, Vertrag schließen, Belegschaft informieren und anmelden, Regelung dokumentieren. Die steuerliche Gestaltung gehört vor den Vertrag, nicht danach.

1. Ziel und Budget festlegen: Die Geschäftsführung entscheidet, welchen monatlichen Beitrag je Person das Unternehmen dauerhaft tragen will und ob die bKV andere Benefits ergänzt oder ersetzt.
2. Personenkreis bestimmen: Wer gehört dazu, ab wann, und erreicht die Gruppe die Mindestgröße der infrage kommenden Versicherer?
3. Angebote einholen: Allen Versicherern dieselben Daten geben, also Anzahl der Personen, Branche, gewünschte Budgetstufe und Beginn. Mehrere Angebote erst dann vergleichen, wenn sie auf derselben Basis stehen.
4. Tarif wählen und Steuer klären: Leistungen, Grenzen und Beitragszusage prüfen, die Zusage als Sachbezug formulieren und mit Steuerberatung und Lohnbuchhaltung abstimmen.
5. Gruppenvertrag abschließen und Regelung dokumentieren: Vertrag unterschreiben, Versorgungsordnung oder Betriebsvereinbarung schreiben, einen vorhandenen Betriebsrat einbinden.
6. Belegschaft informieren und anmelden: Leistungen, Beginn und Ansprechpartner erklären, dann die Meldeliste mit den Stammdaten an den Versicherer geben.
7. Starten und nachsteuern: Erste Beitragsrechnung gegen die Anmeldungen prüfen, Ein- und Austritte laufend melden, Fragen sammeln.

Personenkreis festlegen: Was du als Arbeitgeber regeln musst.

Der Personenkreis ist deine Entscheidung, die Grenzen setzen Arbeitsrecht und Tarif. Am einfachsten ist „alle Beschäftigten“: Das erfüllt die Bedingungen der Versicherer für den Verzicht auf die Gesundheitsprüfung am sichersten und vermeidet Streit über Gleichbehandlung. Wer Gruppen bildet, etwa nach Standort oder Funktion, braucht dafür einen sachlichen Grund und sollte ihn schriftlich festhalten. Die Gruppenbildung ist ein fester Punkt in den Gesprächen mit dem Versicherer.

Für Teilzeit gilt eine klare Grenze: Teilzeitbeschäftigte dürfen nach § 4 Abs. 1 TzBfG wegen der Teilzeit nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitbeschäftigte, es sei denn, sachliche Gründe rechtfertigen das. Dasselbe gilt nach § 4 Abs. 2 TzBfG für befristet Beschäftigte. Ein pauschaler Ausschluss von Teilzeit oder Befristung ist deshalb riskant.

• Probezeit und Neueintritte: Lege fest, ob neue Beschäftigte ab dem ersten Tag oder nach einer Frist aufgenommen werden. Die SDK etwa nimmt neue Beschäftigte innerhalb von zwei Monaten nach Festanstellung zu den aktuellen Bedingungen auf; prüfe im Angebot, welche Frist dein Tarif vorsieht.
• Teilzeit, Minijob und Befristung: grundsätzlich einbeziehen; Ausnahmen nur mit sachlichem Grund und nach arbeitsrechtlicher Prüfung.
• Auszubildende und Werkstudenten: ausdrücklich regeln, ob sie dazugehören, damit HR bei jedem Eintritt gleich entscheidet.
• Ruhende Arbeitsverhältnisse: Elternzeit, längere Krankheit und unbezahlter Urlaub. Mehrere Versicherer bieten Beitragsbefreiung in entgeltfreien Zeiten; bei der SDK ist in der Elternzeit eine Abmeldung möglich, die Wiederaufnahme danach ohne Gesundheitsprüfung.
• Angehörige: Entscheide, ob du die Option öffnest. Die Beiträge zahlen meist die Beschäftigten selbst (etwa bei Signal Iduna und SDK), Fristen und Gesundheitsprüfung regelt der Tarif. Die Allianz nimmt Angehörige innerhalb von 12 Monaten ohne Gesundheitsprüfung auf, ottonova bietet die Mitversicherung noch nicht an.

Budget und Tarif wählen: Beitrag, Budgetstufe und Bausteine.

Bei einem Budgettarif wählst du eine Budgetstufe, meist zwischen 300 und 1.500 Euro je Person und Jahr. Beschäftigte setzen dieses Budget für die im Tarif genannten Leistungen ein, etwa Zahnreinigung, Brille oder Heilpraktiker. Beitrag und Budget sind verschiedene Größen: Der Beitrag ist dein monatlicher Aufwand, das Budget die Obergrenze der Erstattungen. Wie die Tarife aufgebaut sind, erklärt der Ratgeber Budgettarife.

Für die Wahl der Stufe sind drei Fragen entscheidend. Passt der Beitrag zusammen mit anderen Sachbezügen dauerhaft unter die 50-Euro-Freigrenze? Ist die Stufe bei deiner Gruppengröße überhaupt buchbar? Und gibt der Versicherer eine Beitragszusage, die über das erste Jahr hinausreicht? Veröffentlichte Beiträge je Versicherer findest du unter bKV-Kosten für Arbeitgeber, die Tarife nebeneinander im bKV-Vergleich. Einzelne Anbieter ordnen die Seiten zur Allianz bKV und zur Hallesche bKV ein.

Steuer und Lohnabrechnung richtig aufsetzen.

Die bKV ist nur dann ein Sachbezug, wenn Beschäftigte nach dem Arbeitsvertrag ausschließlich Versicherungsschutz und keine Geldzahlung verlangen können (BFH, Urteil vom 07.06.2018, VI R 13/16). Im entschiedenen Fall schloss der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer Gruppenverträge ab. Zahlst du dagegen einen Zuschuss, mit dem Beschäftigte selbst einen Vertrag abschließen, ist das Barlohn, auch wenn du den Versicherer vorgibst (BFH, Urteil vom 04.07.2018, VI R 16/17). Das BMF-Schreiben vom 15.03.2022 übernimmt beide Grundsätze (Rn. 6 und 18).

Als Sachbezug bleibt der Beitrag nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuer- und beitragsfrei, solange alle Sachbezüge eines Beschäftigten im Monat zusammen 50 Euro nicht übersteigen. Es ist eine Freigrenze: Wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Formuliere die Zusage deshalb so, dass sie auf Versicherungsschutz lautet, vereinbare monatliche Zahlweise und lass die Lohnart vor der ersten Abrechnung freigeben. Wege oberhalb der 50 Euro und ein Rechenbeispiel zeigt der Ratgeber bKV als Sachbezug.

Die steuerlichen Angaben geben Gesetz und Rechtsprechung mit Stand 21.10.2026 wieder und ersetzen keine Steuerberatung im Einzelfall.

Unterlagen und Zuständigkeiten: Wer macht was?

Lege vor dem Vertragsschluss fest, wer Meldungen macht und wer die Rechnung prüft. Gesundheitsdaten gehören nicht in diesen Ablauf: Die Leistungsabrechnung läuft direkt zwischen Versicherten und Versicherer, der Arbeitgeber meldet nur Stammdaten.

Gibt es einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG in Fragen der betrieblichen Lohngestaltung mitzubestimmen. Binde ihn ein, bevor du den Personenkreis verkündest. Die Regelung selbst hältst du in einer Versorgungsordnung oder Betriebsvereinbarung fest; Versicherer wie Hallesche und SDK stellen dafür Muster bereit.

Start und Kommunikation: So erfährt die Belegschaft davon.

Kündige die bKV erst an, wenn Vertrag, Beginn und Personenkreis feststehen. Eine kurze Information sollte vier Fragen beantworten: Was ist versichert, ab wann gilt es, wie reiche ich eine Rechnung ein und wen frage ich bei Problemen? Trenne organisatorische Fragen für HR von Leistungsfragen, die Beschäftigte direkt mit dem Versicherer klären.

Beschreibe das Budget als Rahmen für Erstattungen, nicht als frei verfügbares Geld. Wie du Ankündigung, Unterlagen und Ansprechpartner aufbaust, zeigt der Leitfaden Mitarbeiter über die bKV informieren.

Wie wir dich bei der Einführung begleiten.

Wir sind registrierter Versicherungsmakler. Du schickst uns Teamgröße, gewünschten Beginn und deinen Rahmen für den Monatsbeitrag; wir holen Angebote mehrerer Versicherer auf derselben Datenbasis ein und legen sie auf denselben Achsen nebeneinander: Beitrag, Budgetstufe, Mindestgröße, Beitragszusage, Angehörige und Fortführung. Die Entscheidung triffst du.

Wir versprechen keinen bestimmten Beitrag und keine Ersparnis, denn maßgeblich sind das Angebot des Versicherers und deine Steuerberatung. Den Monatsbeitrag kannst du vorab mit dem bKV-Rechner überschlagen. Wenn die Eckdaten stehen, stellst du eine Anfrage zur bKV-Einführung.