bKV einführen: So informierst du deine Mitarbeiter, mit Vorlage für die Info-Mail

Warum die Kommunikation über die Nutzung der bKV entscheidet

Eine arbeitgeberfinanzierte bKV ist ein Gruppenvertrag: Du bist Versicherungsnehmer, deine Beschäftigten sind versicherte Personen und zahlen keinen eigenen Beitrag. Gerade deshalb fehlt ihnen der Anlass, sich selbst zu informieren. Wer nicht weiß, dass Brille oder Zahnreinigung über das Budget erstattet werden können, reicht keine Rechnung ein, und der Benefit bleibt unsichtbar, obwohl du jeden Monat zahlst.

Dazu kommt der Jahresrhythmus. Ein Gesundheitsbudget gilt je Kalenderjahr; was mit nicht genutzten Beträgen passiert, regelt der Tarif. Bei der Allianz verdoppelt sich das Budget nach einem Kalenderjahr ohne eingereichte Leistungen, bei der Hallesche steigt es im Tarif FEELfree:up, wenn es voll ausgeschöpft wurde. Eine Erinnerung im Herbst gehört deshalb genauso dazu wie die Ankündigung. Wie du Tarif, Personenkreis und Budget vorher festlegst, steht im Ratgeber bKV einführen.

Checkliste: Was Beschäftigte über die bKV wissen müssen

Beschäftigte brauchen keine Tarifbedingungen im Volltext, sondern verlässliche Antworten auf wenige Fragen. Halte diese Punkte für euren Vertrag schriftlich fest, bevor du die erste Mail schreibst.

• Versicherer und Tarif mit dem Namen, der in den Vertragsunterlagen steht.
• Budget pro Kalenderjahr und die wichtigsten Leistungsbereiche, mit Teilgrenzen, etwa für Sehhilfen oder Zahnreinigung.
• Versicherungsbeginn und Personenkreis: wer ab wann versichert ist.
• Kosten: Der Beitrag wird vom Unternehmen gezahlt; wie er steuerlich behandelt wird, steht auf der Lohnabrechnung.
• Rechnung einreichen: App, Post oder Online-Portal, und welche Angaben nötig sind.
• Datenschutz: Rechnungen und Diagnosen gehen an den Versicherer, nicht an HR.
• Ansprechpartner: HR für Organisatorisches, der Versicherer für Leistungsfragen.
• Angehörige: ob eine Mitversicherung angeboten wird, auf wessen Kosten und mit welcher Frist.
• Austritt: ob und wie der Schutz privat fortgeführt werden kann.

Merksatz: Ein Gesundheitsbudget ist kein frei verfügbares Geld. Erstattet wird, was der Tarif vorsieht, nach Prüfung durch den Versicherer und bis zu den vereinbarten Grenzen.

Ablauf der Ankündigung in fünf Schritten

Die Reihenfolge ist wichtiger als der Kanal: erst mündlich, dann schriftlich, dann die persönlichen Unterlagen. Die SDK empfiehlt in ihrem Einführungsleitfaden, die Belegschaft „auf einer Betriebs- oder Mitarbeiterversammlung“ zu informieren und für persönliche Gespräche Beratungstage oder regelmäßige Informationsstunden anzubieten. Die Barmenia bietet an, bei der Vorstellung der bKV auf Mitarbeiterveranstaltungen zu unterstützen.

1. Kick-off vor dem Versicherungsbeginn: Geschäftsführung oder HR stellt die bKV in einer Versammlung oder einem Teamtermin vor: was es gibt, ab wann und warum. Frag den Versicherer, ob jemand für Fachfragen dazukommt.
2. Infomail am selben Tag: der schriftliche Überblick mit allen Punkten der Checkliste, damit auch Abwesende dieselbe Information haben (Vorlage im nächsten Abschnitt).
3. Willkommenspaket des Versicherers: Jede versicherte Person bekommt ihre Unterlagen direkt vom Versicherer. Die SDK schickt jedem einen Versicherungsschein, die Debeka ein Anschreiben mit einer Bescheinigung des Versicherungsbeginns und ein Begrüßungsschreiben mit eigener Servicenummer für die bKV, die Hallesche erstellt nach eigener Angabe individuelle Unterlagen wie Flyer oder Karte für die Belegschaft. Kündige an, dass diese Post kommt, damit niemand sie für Werbung hält.
4. Fragen-Sprechstunde in den ersten Wochen: ein fester Termin für allgemeine Fragen zu App und Ablauf. Persönliche Leistungsfragen gehen an die Servicenummer des Versicherers.
5. Erinnerung im Herbst: wie euer Tarif mit dem Budget zum Jahresende umgeht.

Vorlage: Info-E-Mail zur bKV an die Belegschaft

Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern durch die Angaben aus deinem Vertrag und streiche Bausteine, die für euch nicht gelten. Den Baustein zur Lohnabrechnung liest vor dem Versand die Lohnbuchhaltung gegen.

Rechnung einreichen und App: So läuft es für Beschäftigte

Beschäftigte fotografieren die Rechnung in der App des Versicherers oder schicken sie per Post; der Versicherer prüft nach den Tarifbedingungen und überweist die Erstattung. Die SDK beschreibt den Ablauf konkret: Originalrechnungen gehen mit Mitgliedsnummer und Bankverbindung an die SDK oder über die SDK-App, die Leistungsabrechnung kommt per Post an die Privatadresse, die Erstattung auf das private Konto.

Erkläre beide Wege, denn nicht jeder möchte eine Versicherungs-App installieren. Zeig die App in der Sprechstunde mit einer Musterrechnung, nie mit echten Belegen aus der Belegschaft.

Mehr zu den Tarifen und Services einzelner Anbieter findest du auf den Seiten zur Allianz bKV und zur Hallesche bKV sowie im bKV-Vergleich.

Datenschutz erklären: Was der Arbeitgeber sieht und was nicht

Die häufigste Sorge lautet: „Erfährt mein Chef, welche Behandlungen ich nutze?“ Belegt ist: Die SDK wickelt Leistungen nach eigener Aussage aus datenschutzrechtlichen Gründen ausschließlich zwischen Versicherten und Versicherer ab. Die Debeka schreibt in ihren Versicherten-FAQ: „Gesundheitsdaten geben wir selbstverständlich nicht an Ihren Arbeitgeber weiter.“ Und Mitarbeiter privater Krankenversicherer unterliegen der strafbewehrten Schweigepflicht nach § 203 Abs. 1 Nr. 7 StGB.

Der Arbeitgeber kennt dagegen alles, was er selbst meldet oder bezahlt: wer angemeldet ist, welcher Tarif gilt, was er kostet, Ein- und Austritte. Bei der Anmeldung übermittelt er nach dem Beispiel der Hallesche nur Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht und Anschrift. Was ein Arbeitgeberportal anzeigt, unterscheidet sich je Versicherer (die Barmenia nennt Beschäftigten- und Einzelvertragsdaten). Prüfe das, bevor du der Belegschaft etwas zusagst.

Lohnabrechnung erklären: die bKV als Sachbezug

Mit der ersten Gehaltsabrechnung kommt die Frage, warum dort ein Betrag steht, der nicht ausgezahlt wird. Die Erklärung: Eine bKV, bei der Beschäftigte nur Versicherungsschutz und kein Geld verlangen können, ist Sachlohn (BFH, Urteil vom 07.06.2018, VI R 13/16; BMF-Schreiben vom 15.03.2022, Rn. 6). Im Lohnkonto werden Sachbezüge getrennt vom Barlohn einzeln erfasst (§ 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV).

Bleiben alle Sachbezüge eines Monats zusammen bei höchstens 50 Euro, ist der Beitrag steuer- und beitragsfrei, und das Netto ändert sich nicht (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG, § 3 Abs. 1 Satz 4 SvEV). Liegt die Summe darüber, ist der gesamte Wert Arbeitslohn. Wird er individuell versteuert, erhöht er das Brutto und wird nach den Abzügen wieder abgezogen; das Netto sinkt leicht. Übernimmt das Unternehmen eine Pauschalsteuer nach § 37b EStG, fällt für Beschäftigte keine Lohnsteuer an, Sozialversicherungsbeiträge aber schon. Die erstatteten Leistungen selbst müssen Beschäftigte laut DKV nicht versteuern.

Die Regeln im Detail, mit Rechenbeispiel, stehen im Ratgeber bKV und Steuer. Dieser Abschnitt ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall; stimme den Baustein „Lohnabrechnung“ der Info-Mail mit deiner Lohnbuchhaltung ab.

Neue Beschäftigte und Austritte: Die bKV im laufenden Betrieb

Nimm die Info-Mail und die Servicenummer des Versicherers in die Unterlagen für neue Beschäftigte auf. Die Anmeldung läuft je nach Anbieter über ein Firmenportal, wie bei der Hallesche, oder per formloser Mitteilung an den Firmenkundenservice, wie bei der SDK. Sag neuen Beschäftigten auch, was beim Start mitten im Jahr gilt: Bei der SDK wird das Budget monatlich anteilig angepasst, bei ottonova und im Hallesche-Tarif FEELfree:up gibt es das volle Budget.

Beim Austritt endet der Gruppenschutz mit der Abmeldung. Ein gesetzliches Fortführungsrecht gibt es nicht, viele Versicherer räumen es aber in ihren Bedingungen ein: Die SDK schickt nach der Abmeldung ein Weiterführungsangebot, das innerhalb von zwei Monaten ohne erneute Gesundheitsprüfung angenommen werden kann; bei ottonova ist eine Fortführung derzeit nicht möglich. Gib Ausscheidenden mit: offene Rechnungen zügig einreichen, Frist für das Fortführungsangebot beachten. Was sie dabei abwägen sollten, erklärt der Ratgeber Vor- und Nachteile der bKV für Arbeitnehmer.

Häufige Fragen der Belegschaft und passende Antworten

Lege die Antworten für euren Vertrag einmal fest und verwende sie in Sprechstunde, Intranet und Onboarding gleich.

• „Kostet mich das etwas?“ Den Beitrag zahlt das Unternehmen. Eigene Kosten entstehen nur, wenn du Angehörige mitversicherst oder den Schutz nach dem Austritt privat fortführst.
• „Muss ich die Rechnung erst bezahlen?“ In der Regel ja: Private Zusatzversicherungen arbeiten nach dem Kostenerstattungsprinzip. Du bezahlst die Rechnung, reichst sie ein, und der Versicherer überweist den erstattungsfähigen Betrag.
• „Kann ich mich abmelden?“ Den Gruppenvertrag schließt das Unternehmen. Ob einzelne Beschäftigte widersprechen können, regelt der Vertrag; frag bei HR nach.

Du suchst noch den passenden Tarif? Stell eine unverbindliche Anfrage zur bKV; wir prüfen Angebote auch darauf, welche Unterlagen und Services der Versicherer für die Einführung im Team mitbringt.