bKV-Praxis-Check: 10 Mythen über Cafeteria-Modell, Opt-out und Steuer

1. „Wer nicht will, widerruft einfach.“

Verbreitet ist ein Opt-out: Der Arbeitgeber meldet alle Beschäftigten mit Stammdaten beim Versicherer an, wer nicht teilnehmen will, soll innerhalb einer Frist widersprechen. Im Vertrieb hört man dazu gern, jeder könne ja widerrufen.

Das gesetzliche Widerrufsrecht nach § 8 VVG hat der Versicherungsnehmer, und das ist bei der Gruppenversicherung der Arbeitgeber. Die Frist von 14 Tagen beginnt mit dem Vertragsschluss. Ein Widerrufsrecht der versicherten Person kennt das Gesetz nicht. Eine Einwilligung der Beschäftigten braucht der Vertrag auch nicht: Anders als bei der Lebensversicherung (§ 150 Abs. 2 VVG) kann die Krankenversicherung nach § 193 Abs. 1 VVG auf einen anderen genommen werden. Ob jemand aussteigen kann, regelt allein dein Gruppenvertrag. In einem geprüften Beispielvertrag muss der Arbeitgeber alle versicherbaren Beschäftigten anmelden, ausgenommen ist nur, wer nachweislich schon vergleichbar versichert ist. Einzelkündigungen im arbeitgeberfinanzierten Tarif sind dort nicht vorgesehen.

Für die Übermittlung der Stammdaten brauchst du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Schweigen auf eine Rundmail ist keine Einwilligung. In Betracht kommt eine vorher erteilte Zusage wie eine Versorgungsordnung, die ohne Datenübermittlung nicht erfüllbar ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), oder eine Betriebsvereinbarung (§ 26 Abs. 4 BDSG). § 26 Abs. 1 BDSG allein ist seit dem EuGH-Urteil vom 30.03.2023 (C-34/21) als Grundlage fraglich.

Opt-out ist nicht per se unzulässig. Riskant wird es, wenn Widersprechende stattdessen Geld oder mehr Gehalt bekommen: Dann haben alle ein Wahlrecht zwischen Geld und Sache, und die bKV ist für alle Barlohn. Diese Übersicht ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

2. „Das Budget wählen deine Leute im Cafeteria-Modell frei, auch als Geld.“

Cafeteria-Modelle bündeln Benefits in einem Budget. Manche Konzepte erlauben, statt eines Benefits mehr Gehalt zu nehmen, oder zahlen nicht genutztes Budget aus.

Genau das kippt die Steuerfreiheit. Ein Sachbezug liegt nicht vor, wenn der Beschäftigte anstelle der Sache auch Geld verlangen kann, selbst wenn der Arbeitgeber die Sache zuwendet (BMF-Schreiben vom 15.03.2022, Rn. 5; BFH, Urteil vom 07.06.2018, VI R 13/16, Rn. 13). Die Geldoption macht die bKV damit für alle zu Barlohn, auch für diejenigen, die sie wählen, und die 50-Euro-Freigrenze fällt weg. Steigt bei Wegfall der Leistung das Gehalt, fehlt außerdem die Zusätzlichkeit (§ 8 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 EStG). Erstattet der Arbeitgeber Belege, ist das ebenfalls Geld und kein Sachbezug (BMF, Rn. 20).

Unschädlich ist dagegen eine Wahl allein zwischen Sachleistungen: Bei Gutscheinen lässt das BMF ausdrücklich zu, dass Beschäftigte vorher zwischen Ladenketten wählen (Rn. 10 Buchst. d). Für die Wahl zwischen bKV und einem anderen Sachbezug fehlt eine ausdrückliche Verwaltungsaussage, nach diesen Grundsätzen spricht aber viel für einen Sachbezug. Lass die Wahl im Voraus treffen, nicht rückwirkend (H 8.1 LStH: maßgeblich ist, wann der Beschäftigte über seinen Lohnanspruch verfügt).

3. „Finanzier die bKV einfach per Gehaltsumwandlung.“

Ebenfalls verbreitet: Der Beitrag wird über einen Verzicht auf Bruttogehalt gegenfinanziert, oft als Teil eines Pakets zur Nettolohnoptimierung.

Für die bAV gibt es mit § 1a BetrAVG einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung, für die bKV nichts Vergleichbares. Steuerlich verlangt § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG die Zusätzlichkeit ausdrücklich nur für Gutscheine und Geldkarten, eine Aussage von BMF oder BFH, dass eine umgewandelte bKV steuerfrei bleibt, gibt es aber nicht. Die Sozialversicherung ist strenger: Nach der Besprechung der Spitzenorganisationen vom 11.11.2021 fehlt es bei neuen Leistungen nach einem Entgeltverzicht regelmäßig an der Zusätzlichkeit, geprüft wird nach § 8 Abs. 4 EStG. Die Pauschalsteuer nach § 37b EStG ist bei Gehaltsumwandlung ausgeschlossen (BMF vom 19.05.2015, Rdnr. 9b).

Zudem senkt ein abgesenktes Bruttogehalt dauerhaft den beitragspflichtigen Lohn und damit spätere Rentenansprüche. Sollen Beschäftigte mitzahlen, ist ein eigener Tarif aus dem Nettogehalt der sauberere Weg, siehe arbeitnehmerfinanzierte bKV.

4. „Die bKV ist immer steuerfrei.“

Benefit-Übersichten nennen mitunter eine eigene Steuerbefreiung für die bKV, etwa „bis 600 Euro im Jahr steuerfrei nach § 3 Nr. 62 EStG“, oder rechnen mehrere 50-Euro-Bausteine nebeneinander.

§ 3 Nr. 62 EStG gilt nur für Zukunftssicherung, zu der der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist. Die freiwillige bKV gehört nicht dazu, das haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung ausdrücklich festgehalten (Besprechung vom 20.11.2019). Die 600 Euro stammen aus § 3 Nr. 34 EStG und betreffen zertifizierte Gesundheitsförderung, keine Versicherungsbeiträge. Die bKV nutzt als Sachbezug die Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG: 50 Euro im Kalendermonat, für alle Sachbezüge zusammen. Sachbezugskarte, Gutscheine und bKV teilen sich denselben Topf.

Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag: Bei 50,01 Euro ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig. Hier wird es teuer, denn in einem geprüften Gruppenvertrag schließt der Versicherer jede Haftung für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Folgen aus; das Risiko trägt der Arbeitgeber. Details: bKV und Steuer.

5. „Zahl jährlich im Voraus, dann ist Ruhe.“

Die jährliche Vorauszahlung wird gern empfohlen, weil sie Verwaltung spart.

Wann der Vorteil dann zufließt, ist umstritten. Nach dem BFH fließt der Lohn mit der Beitragsleistung zu (VI R 13/16, Rn. 9). Daraus lässt sich ableiten, dass ein Jahresbeitrag im Zahlungsmonat zufließt und die monatliche Grenze sprengt. Das FG Baden-Württemberg hat dagegen am 21.10.2022 (10 K 262/22) monatlichen Zufluss angenommen, weil bei Zahlung noch kein Anspruch auf Schutz für das ganze Jahr bestand und der Schutz am Arbeitsverhältnis hing. Eine Entscheidung des BFH oder eine Aussage des BMF dazu gibt es nicht, das Urteil betrifft einen Einzelfall.

Sicher bist du mit monatlicher Zahlweise; der Beispielvertrag kennt ohnehin nur Monatsbeiträge.

6. „Die Beiträge sind garantiert.“

Vertriebstexte sprechen von „stabilen Beiträgen“ oder davon, ein Tarif sei „seit Jahren beitragsstabil“, oft ohne Enddatum und ohne Geltungsbereich.

Beitragszusagen der Versicherer sind befristet und teils auf das Neugeschäft oder einzelne Tarife beschränkt. Nach Ablauf kann der Versicherer nach den Vertragsbedingungen anpassen. Das Treuhänderverfahren des § 203 Abs. 2 VVG gilt nur, wenn der Versicherer nicht ordentlich kündigen kann; kündbare Gruppenverträge passen nach ihren Bedingungen an. Im Beispielvertrag kann der Versicherer den Vertrag zum Jahresende kündigen, im Gegenzug hat der Arbeitgeber bei einer Beitragserhöhung ein Sonderkündigungsrecht binnen zwei Monaten.

Frag bei jeder Zusage: bis wann, für welche Tarife, für Neu- oder Bestandsverträge? Wer Zusagen gibt und wie oft angepasst wird, zeigt die Übersicht zur Beitragsstabilität. Was bei einer Erhöhung zu tun ist, steht unter Beitragsanpassung.

7. „Wechsel jederzeit ohne Lücke.“

Nach einer Beitragserhöhung wird oft zügig umgedeckt, mit dem Hinweis, für die Beschäftigten ändere sich nichts.

Wann du kündigen kannst, regelt dein Gruppenvertrag; im Beispielvertrag geht das nur mit drei Monaten Frist zum 31. Dezember. Nach den Musterbedingungen des PKV-Verbands endet der Schutz mit dem Vertrag auch für schwebende Versicherungsfälle (§ 7 MB/KK), und für Fälle vor Beginn des neuen Schutzes wird nicht geleistet (§ 2 Abs. 1 MB/KK). Eine laufende oder angeratene Behandlung kann beim neuen Versicherer deshalb ausgeschlossen sein, sofern dessen Tarif sie nicht ausdrücklich einschließt.

Wartezeiten dürfen nach § 197 Abs. 1 VVG höchstens drei Monate betragen, bei Zahnbehandlung, Zahnersatz, Psychotherapie und einigen weiteren Leistungen acht Monate. Ob die Anrechnung nach § 197 Abs. 2 VVG zwischen zwei bKV-Gruppenverträgen greift, ist nicht geklärt; viele bKV-Tarife verzichten aber vertraglich auf Wartezeiten. Mehr unter bKV kündigen und wechseln.

8. „In der Elternzeit einfach abmelden.“

In der Praxis verbreitet: Beschäftigte in Elternzeit oder im Krankengeldbezug werden abgemeldet und später neu angemeldet.

Ob das geht, steht im Gruppenvertrag. Im Beispielvertrag bleiben Beschäftigte in Elternzeit, Pflegezeit, Sabbatical und nach Ende der Entgeltfortzahlung versichert; die Pflichttarife sind gegen einen Zusatzbeitrag bis zu 36 Monate am Stück beitragsbefreit, eine Abmeldung ist erst danach vorgesehen. Wer abmeldet, schafft eine Lücke, und ob die Wiederanmeldung ohne Gesundheitsprüfung klappt, regelt wieder der Vertrag.

Zahlst du weiter, hilft das Beitragsrecht: Arbeitgeberleistungen während des Bezugs von Elterngeld, Mutterschaftsgeld oder Krankengeld sind nach § 23c Abs. 1 SGB IV kein beitragspflichtiges Entgelt, solange sie zusammen mit der Sozialleistung das Nettoarbeitsentgelt um nicht mehr als 50 Euro im Monat übersteigen. Leg in der Versorgungsordnung fest, was in entgeltfreien Zeiten gilt.

9. „Beim Austritt ist Schluss.“

Beim Ausscheiden endet die bKV oft still, und niemand weist auf die Weiterversicherung hin.

Viele Versicherer räumen Ausscheidenden vertraglich eine Fortführung auf eigene Rechnung ein, häufig ohne Gesundheitsprüfung, mit Fristen von meist ein bis zwei Monaten; einzelne nur beim Renteneintritt. Gesetzlich gibt § 207 Abs. 2 VVG ein Fortsetzungsrecht, wenn der Arbeitgeber den Gruppenvertrag insgesamt oder für einzelne Personen kündigt und kein neuer Versicherungsnehmer benannt wird. Ob auch das Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis darunter fällt, ist nicht geklärt; maßgeblich sind die Tarifbedingungen.

Eine gesetzliche Hinweispflicht speziell zur bKV gibt es nach unserer Prüfung nicht, der Beispielvertrag verlangt den Hinweis aber bei Ruhestand und Erwerbsminderung. Nimm die Fortführung samt Frist in deine Austritts-Checkliste auf, siehe Mitarbeiter informieren.

10. „Die Plattform ist kostenlos.“

Benefit-Plattformen und Vermittler werben häufig damit, für Arbeitgeber kostenlos zu sein.

Kostenlos heißt in der Regel: Die Vergütung steckt als Provision oder Courtage im Versicherungsbeitrag. Das ist erlaubt. Wer gewerbsmäßig Versicherungen vermittelt, braucht aber eine Erlaubnis nach § 34d GewO und muss beim ersten Geschäftskontakt nach § 15 Abs. 1 VersVermV offenlegen, welche Art von Vergütung er erhält und ob sie in der Prämie enthalten ist. Nachlässe aus der Provision an dich oder deine Beschäftigten sind nach § 48b VAG grundsätzlich verboten, außer sie fließen dauerhaft in den vermittelten Vertrag.

Auch wir werden so vergütet, Einzelheiten stehen in unserer Erstinformation. Entscheidend ist, ob du die Vergütung kennst, ob dein Gegenüber als Makler, Vertreter eines Versicherers oder gegen Honorar arbeitet und wie viele Versicherer verglichen werden.

Die zehn Mythen auf einen Blick

Die Kurzfassung für Geschäftsführung, HR und Lohnbuchhaltung.

So machst du es richtig: arbeitgeberfinanzierte bKV in fünf Schritten

Zusage, Vertrag und Lohnabrechnung müssen zusammenpassen. Den gesamten Ablauf beschreibt der Ratgeber bKV einführen.

1. Versorgungsordnung schreiben: Sag Versicherungsschutz zu, ohne Wahlrecht auf Geld. Ohne arbeitsvertragliches Versprechen behandeln die Sozialversicherungsträger den Beitrag als Barlohn (Besprechung vom 20.11.2019). Mit Betriebsrat: Mitbestimmung bei der Lohngestaltung prüfen (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG).
2. Teilnahme klar regeln: Entweder werden alle versicherbaren Beschäftigten angemeldet, wie es viele Gruppenverträge verlangen, oder Beschäftigte entscheiden sich aktiv (Opt-in). Ein Opt-out nur, wenn dein Gruppenvertrag es vorsieht, und nie mit Geldersatz. Informiere vor der Datenübermittlung.
3. Monatlich zahlen, solange der Zufluss bei Vorauszahlung nicht höchstrichterlich geklärt ist.
4. Sachbezug prüfen: Rechne bKV, Gutscheine, Sachbezugskarte und andere Sachbezüge je Beschäftigtem und Monat zusammen. Liegt die Summe über 50 Euro, plane die Versteuerung, siehe bKV und Steuer.
5. Fortführung und Sonderfälle regeln: Leg fest, was in Elternzeit und bei Krankengeld gilt, informiere Ausscheidende über die Weiterversicherung und behalte Beitragszusagen im Blick, siehe Beitragsanpassung und bKV kündigen und wechseln.

Du willst eine bKV einführen oder deine bestehende Gestaltung prüfen lassen? Stell deine Anfrage zur Einführung, wir melden uns persönlich. Die Angaben auf dieser Seite ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.